Teamsプライベートチャネルとは?作成、削除、アクセス権を徹底解説!

こんにちは、マイクロソフトマンです。

本記事ではTeamsのプライベートチャネルの作成、削除について解説します。また、プライベートチャネルに参加しているメンバーのアクセス権についても詳しく解説します。

 

元々Teamsがリリースされた当初はプライベートチャネルという機能はありませんでした。Teamsが世間で広く使われるようになって実装された後発の機能になります。

プライベートチャネルについては、常にユーザボイスの上位に上がっており、非常に強い要望があり、2019年11月についにリリースされました。

 

プライベートチャネルで作られたチャネルは、チャネルに参加しているメンバーにだけ見えて、参加していないメンバーには見えないという単純なものです。

 

ただし、チームの所有者であれば、プライベートチャネルのメンバーでなかったとしても、チャネルの一覧画面から、チャネルが存在していることの確認ができます。

ただし、プライベートチャネルの中の投稿内容を見れるのは、チャネルに参加しているメンバーだけです。チームの所有者であっても見れません。

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プライベートチャネルとは?

プライベートチャネルとは、同じチーム内の特定のメンバーだけが閲覧(アクセス)できるチャネルのことです。

 

元々、プライベートチャネル機能がなくても、新しくチームを作れば、それで同等のことができましたので、本来はプライベートチャネルなんていう機能は不要でした。

マイクロソフトも、そのつもりでTeamsを設計していたのですが、実際にユーザが利用していく中でプライベートチャネルの要望が多数でてきたため、実装されました。

プライベートチャネルの利用シーン

日本企業では部署ごとにチームを作るということがよくあると思いますが、その場合、部署全体に関係するチャネル(全体連絡用)と、部署の中でも特定のメンバーにしか関係しない仕事のチャネルができるかと思います。

これらを、別のチームで分けると大量のチームができてしまうので、プライベートチャネルで分けた方が便利です。

 

正しいかどうかは一旦わきに置いて、仕事のチャネルは関係するメンバーだけに表示されたほうが、よいという理論ですね。確かに、関係ないチャネルが表示されていても、時間に余裕がなければ見ないとは思います。

ちなみにTeamsにはユーザが自分に関係ないチャネルを非表示にする機能があります。チャネルを右クリックして非表示にするだけです。

 

先程も話したように部署ごとにチームを作らず、仕事(プロジェクト)毎にチームを作れば、チームメンバーしか、そのチームにアクセスできないので、プライベートチャネルを作る必要はありません。

 

しかし、その場合チームが大量にできる可能性があり、あっちのチームをみたり、こっちのチームをみたりという具合に、チームが分かれている分だけ操作に手間がかかります。

参加しているチームが10を超えると、スクロールして探すことになるので結構手間です。特に、たくさんのチームに携わっている管理職がそうなりやすいです。

 

そのため、部署や課毎のチームであれば、プライベートチャネルで仕事毎にチャネルを分けたほうが、管理しやすいという結論になります。

 

他の部署の人も関わる組織横断型の仕事(プロジェクト)などの場合は、その仕事に関わるメンバーで一つのチームを作るため、プライベートチャネルを使う機会はあまりないかもしれません。というより、使わないほうがいいと思います。

 

もし、一時的に特定のメンバーだけで会話する場が必要であれば複数人のチャットでも可能です。

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プライベートチャネルの作成

チーム名を右クリックして、メニューから「チャネルを追加」を選択すると、上記画像のチャネル作成画面が表示されます。

 

プライバシーの項目で「プライベート」を選択すると、プライベートチャネルが作成できます。初期値は「標準」で、チーム全員がアクセスできるチャネルになっています。

 

次に、プライベートチャネルに追加するメンバーを設定します。

名前の入力欄から、そのチームに参加しているメンバーの氏名か、メールアドレスを入力すると候補が表示されますので、追加ボタンをクリックします。

チームに参加していないメンバーは、候補に表示されません。

 

プライベートチャネルにメンバーを追加したときに権限の設定ができます。初期値は「メンバー」になります。権限には「所有者」と「メンバー」の二つがあり、詳細は後述します。

プライベートチャネルを作成すると、上記画像のようにチャネル名の右にカギマークが付きます。カギマークがついているプライベートチャネルは、そのチャネルに参加しているメンバーの画面にのみ表示されます。

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プライベートチャネルのアクセス権

プライベートチャネル、チャネルのメンバーの中には「所有者」と「メンバー」の二つの権限があります。ここでは所有者だけができることを解説します。

所有者ができること

上記画像は、プライベートチャネルに参加しているメンバーの権限が「所有者」のときに、チャネル名を右クリックしたときの画面です。

 

たくさんのメニューが表示されていますが、所有者のみができることは主に以下3つです。

・チャネル名の変更

・メンバーの追加、削除(※メンバーの削除は「チャネルを管理」メニューから可能)

・プライベートチャネルの削除

 

他にも、上記画像の通り、所有者ができることとして、メンバーのアクセス許可の設定(タブの作成権限や、チャネルに投稿した内容の削除、編集権限)、プライベートチャネルへのメンション、お楽しみツールの設定ができます。

 

初期値は、全て許可になっています。使い勝手が悪くなるので、制限を掛ける必要はありません。

メンバーに表示されるメニュー

「メンバー」の権限が与えられた人が、プライベートチャネルを右クリックしたときのメニューは上記になります。メンバーの追加や、チーム削除ができませんね。

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プライベートチャネルの削除

プライベートチャネルの削除は、チャネルの所有者だけができます。チャネル名を右クリックして、「このチャネルを削除」をクリックします。

確認画面が出てきますので、「削除」をクリックします。間違えて削除してしまった場合は、チームの所有者が復旧できます。

チーム所有者が強制削除する方法

プライベートチャネルが必要なくなったときの削除は、そのチャネルの所有者がすべきですが、チームの所有者にも削除できる権限が付与されています。

チームの所有者であれば、削除対象のプライベートチャネルに参加していても、していなくても強制削除ができます。

チーム名の右にある「…」をクリック→「チームを管理」をクリックします。

 

チャネルタブをクリック、チャネルの一覧画面から削除したいチャネルの「…」をクリックします。

 

メニューから「このチャネルを削除」をクリックします。

上記画像は、プライベートチャネルにメンバーとして参加している場合のメニュー表示です。

 

プライベートチャネルにメンバーとして参加していない場合は、上記画像のメニュー表示となります。チャネルの強制削除か、チャネルの所有者を表示することだけができます。

 

チャネルを削除すると確認画面が表示されますので、「削除」をクリックします。

 

間違えて削除してしまった場合は、チーム所有者のチャネル一覧画面から復旧できます。(復旧はいつでもでき、復旧できる期限に制限はありません。)

チーム所有者は、プライベートチャネルの一覧が見れる

例えば、チームの所有者に内緒で、仕事とは全く関係ない趣味のチャネルを作ったとします。

例として、上記画像では「マインクラフト情報交換」のプライベートチャネルを作成しました。

 

この場合、作成したプライベートチャネルは、そのチャネルのメンバーだけが閲覧できると話しました。このことに間違いはありませんが、チャネルが存在している事自体はチームの所有者であればわかります。

チャネルの一覧画面

上の画像は、チーム所有者のTeamsの画面です。先程のマイクラのチャネルは、左のメニューのチャネル一覧には表示されていませんね。

では、どこに表示されるかというと、チームの管理画面の「チャネル」タブに一覧表示されます。(チーム名の右にある「…」をクリック→チームを管理→チャネルタブ)

 

「マインクラフト…」という名前のプライベートチームができているのがわかりますね!

チーム所有者は、チーム内で作成されている全てのチャネルを一覧表示できます。

チャネルの所有者を表示することも可能

チームの所有者は、プライベートチャネルの所有者を調べることもできます。マインクラフトのチャネルの所有者を調べてみます。

チャネル一覧画面で、チャネルの左の「…」をクリックすると、チャネルの所有者を表示することができきます。

 

「マインクラフト情報交換」のプライベートチャネルの所有者は、ダルビッシュでした。

 

とはいえ、チームの所有者はいちいちチャネルの一覧なんてチェックしていないですから、私的なチャネルを作ってもバレないと思います。

仮にバレたところで、チャネルの中身はチーム所有者であっても閲覧不可です。プライベートチャネルの中身を見れるのは、そのチャネルのメンバーだけです。

 

私的な情報交換をしたいのであれば、新しくチームを作成することをおすすめします。それであれば問題ありませんね。

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プライベートチャネルの最後の所有者はチームの脱退不可

プライベートチャネルの所有者が一人しかいない場合、チームから脱退しようとしたときに「最後の所有者は退出できません」というエラーが表示されます。

この場合は、他の人を所有者に変更してから脱退しましょう。

 

ちなみに、チームの所有者権限でプライベートチャネルを強制削除してしまえば、所有者が設定されたままチームを脱退することができます。

ただ、その状態で削除したチャネルを元に戻すと、所有者不在ののプライベートチャネルができあがってしまうんですよね。

 

特に何も弊害はないですが、すでにチームに存在しなくなった人がプライベートチャネルの所有者になっているというおかしな状態です。

プライベートチャネルではPlannerが利用できない

プライベートチャネルでは、非常に残念なことにPlannerが利用できません。タブの追加をしようとしてもPlannerが見つかりません。

 

実はPlannerが利用できないのは、プライベートチャネルの仕様になります。他にも、Plannerのほかにも、Stream、Formsがプライベートチャネルでは使えません。

 

しかし、すぐにユーザーボイスに要望としてあがったため、将来的に使えるようになる可能性は高いと思います。

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まとめ

ようやく実装されたプライベートチャネルですが、色々とまだ改善点はありますので、今後アップデートされる可能性はとても高いです。

プライベートチャネル自体は特に難しい機能ではありませんが、基本的には部署、課でグループを作ったときぐらいしか使わないような気がします。

 

Teamsは情報はオープンにするために使うのが、Teamsの設計思想です。チーム全員が同じ情報を共有してチームとして成果を上げることが目的ですね。

 

Teamsのプライベートチャネルについて解説してきましたが、そもそもチャネルとはなにか?チャネルはどう使えばいいのかについて知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください!

チャネルについて徹底的に分析した記事になります。

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