Teamsで過去のチャットメッセージを完全削除する方法

こんにちは、マイクロソフトマンです。

チャットツールは便利な半面、二人だけの会話なので、つい人の悪口や会社の悪口などを書いてしまいがちです。

また、会話が盛り上がって人の秘密を暴露してしまったり、後から見たときになんでこんな事書いてしまったんだろう・・と後悔することもあります。

まあ、人間ですし、仕方ありませんよね。

しかし、困ったことに、チャットのやりとりは全てログとして残ってしまいます。ログを確認できるのは、Office365の管理者である会社の情報システム部門です。つまり、チャットの内容をOffice365の管理者に見られる可能性があるのです。

もし見られても、恥ずかしい思いをしたり、会社から危険因子と思われないように、今回の記事ではTeamsの過去のチャットメッセージを完全削除する方法を紹介します。

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Teamsの過去のチャットメッセージを完全削除

Teamsの過去のチャットメッセージをログに残さずに完全削除するには、削除したいチャットメッセージの文章を変更するだけです。

単純にチャットメッセージを削除しただけでは画面からは消えますが、ログからは消えませんので気をつけてください。削除する前のチャットメッセージがログとして残ります。

Teamsの初期設定では、Teamsでチャットメッセージの内容を変更すると、ログの内容も変更したあとのチャットメッセージに書き換わります。この挙動により、変更前のチャットメッセージの内容が消えるという原理です。

もちろん、Office365の管理者であっても、変更前のチャット内容を知ることはできません。

ただし、後で説明しますが、上記の挙動(変更前のチャットが消える)には条件があります。もし、Office365の管理者が保持ポリシーの設定をしていたら、変更前のメッセージも全てログに残ります。

チャットの内容を削除しようがしまいが、Office365の管理者は確認できるので、削除するという行為に意味はありません。

チャット内容の変更後に、メッセージを削除すると、変更後のチャット内容がログとして残るからです。

気分的には変更したあとにチャットメッセージを消しておいたほうがよいと感じるかもしれませんが、消さなくても同じなのです。

どうしても、気になる方は、チャットメッセージの変更後に削除しとけばいいと思います。

ちなみに、Office365管理者のログ管理画面は下図のようになっています。時系列にチャットメッセージが表示されており、削除されたメッセージなのかそうでないかの区別はつきません。

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チャットメッセージを完全削除する手順

削除したいチャットメッセージの変更

消したいメッセージにマウスカーソルをあてると「…」のアイコンが表示されるのでクリックします。そして、「編集」の項目を選択します。

メッセージなしの状態に変更することはできませんので、適当な別の文章や文字をいれましょう。空白スペース一文字の入力がおすすめです。

メッセージを変更しても、チャット相手に通知メッセージは表示されませんので、ご安心ください。チャット相手に通知メッセージが表示されるのは、新規メッセージの投稿時だけです。

チャットメッセージの削除

チャットメッセージは削除してもしなくてもログからは消えないので同じですが、気になる方のために削除方法を紹介します。

消したいメッセージにマウスカーソルをあてると「…」のアイコンが表示されるのでクリックします。そして、メニューから「削除」の項目を選択します。

削除すると、「このメッセージ削除されました」の文言が表示されます。この時点で、チャット相手のTeamsのチャット画面からもメッセージは削除されます。

間違えて、消したいメッセージを変更せずに削除した場合、一時間程は元に戻すボタンが表示されていますので、元に戻してから変更してください。

ちなみに、メッセージを削除しても、元に戻しても、チャット相手には通知メッセージは表示されません。

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保持ポリシーが設定されていると過去のメッセージをログから消せない

チャットメッセージを変更することで、変更前のチャットの内容は完全に消えることがわかりましたが、Office365の管理者側が、保持ポリシーの設定をしていると、変更前のチャットログも全て残ります。

もし、メッセージの内容を変更すると、変更前と変更後の両方のチャットメッセージがログに残るのです。

保持ポリシーとは、Office365の全データ(メール、チャットログなど)をどのくらいの期間残すかを設定する機能です。

残念ながら、管理者側の設定がどうなっているかについては、ユーザ側から知るすべはありません。

もし、会社のデータの何を何年残すのかについて、明確に規定がある会社であれば、保持ポリシーが設定されている可能性があります。規定がない会社であれば、設定されていない可能性が高いです。

設定されているか設定されていないかは会社によりますが、都合の悪い内容は変更しておいたほうが無難です。

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まとめ

今回、完全削除する方法を紹介しましたが、そもそも消さなくてもよいように、普段からチャットに書くメッセージは気をつけることが大切です。

第三者に見られる可能性があることを常に意識して、人や会社の悪口は書かないようにしておきましょう。

最近の会社は、社員の不正に備えて、社員のやり取りした情報を全てログとして残しています。Office365の管理者にとっては社員の不祥事が起きたときの調査に役立ちますが、ユーザにとっては嬉しくありませんよね。監視されているのは、気分が悪いものです。

とはいっても、Office365の管理者は人のチャットの内容なんていちいち見ていません。毎日のように大量に発生するチャットログを確認していたら、仕事が何一つできません。(小規模な会社で、とても暇な管理者であればわかりませんが・・)

あくまで、会社で不祥事が発覚したり、情報漏えいが起きた場合に調査されます。その時は、関係する部署全員の過去のチャットログやメールを調査されると思います。

説明したように保持ポリシーが設定されていれば無意味ですが、設定されていない場合もありますので、都合の悪い情報を書いてしまった記憶のある方は、チャット内容を変更しておきましょう!

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