Teamsのメンションの使い方を解説!メンションでチーム全員へ通知する方法

こんにちは、マイクロソフトマンです。

Teamsのメンションは、リアルタイムで相手にメッセージを見てほしいときに使います。例えば、急ぎで相手にメッセージを伝えたいときにメンションを使います。

電話するまでではないけど、なるべく早く見てほしい! このような場面は仕事をしていれば多々発生しますよね。また、必ず全員に見てほしいという連絡もよく発生します。そんなときに使えるのがメンションです。

メンションすると、メンションした相手のPC画面やスマホに通知メッセージが表示されます。そのため、なんでもかんでもメンションするのはやめたほうがいいかもしれません。

自分に関係ない連絡や、さほど重要でない連絡で大量に通知が来ると仕事が中断されるからです。

チームのメンバーが数名なら全てメンションでもよいのですが、人数が多くなると大量に通知が来てしまうので、急ぎの連絡、必ず全員に見てほしい連絡だけメンションしたり、連絡が必要なメンバーにだけメンションするのがよいです。

通常の連絡であれば、メンションなしのメッセージでTeamsに投稿しましょう。その場合、各チームのメンバーが、自分でTeamsの会話タブを開いて確認することになります。

チームのメンバーには、最低でも1日1回ぐらいは確認するように伝えておけば、急用以外はメンションでなくてもOKです。

今回の記事では、

・メンションの使い方

・メンションを使うメリット

・メンションを使用する場面の具体例

について画像を使って、詳しく説明したいと思います。

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Teamsのメンションの使い方

Teamsのメンションには、チーム全員へのメンションと、同じチームの特定メンバーに向けたメンションの2種類があります。それぞれの方法について順番に説明します。

チーム全員にメンションする方法

まずは、チーム全員にメンションする方法を説明します。下記の画像を見てください。

上の画像のテキストボックスで、「@チーム名」と入力します。

画像の例では、チーム名が「大リーグメンバー」なので、「@大リーグメンバー」と入力します。

実際は、チーム名を全て入力しなくても、チーム名の最初の文字を入力するだけで候補が表示されます。画像でも候補が表示されていますね。

候補が表示されたら、その候補を選択し、続けてメンションしたいメッセージを入力してEnterキーを押下します。すると、書いたメッセージがチーム全体に通知されます。

メッセージを入力する際は、上記画像のようにメンションする相手の名前と、メッセージの間に空白スペースや、改行をいれると見やすいですよ。

ちなみに、メンションすると、メンションしたメッセージの右側に赤い丸のアイコンが表示されます。赤い丸のアイコンの中には3人の人間の絵が書いてありますね。チーム全員にメンションしたときのアイコンになります。

特定メンバーにメンションする方法

次に、チームの特定のメンバーにメンションする方法を説明します。

下記の画像を見てください。ダルビッシュが大谷翔平に向けて、冬のトレーニングについてメンションしていますね。

チームの特定のメンバーにメンションする方法も、チーム全体へのメンションと同じです。チーム会話の文章を入力する場所で、「@個人名」と入力します。

また、複数の人に対してメンションする場合は、「@個人名 @個人名」という具合に複数人指定します。「@メールアドレス」でも相手を指定できます。

上の画像の例ではメンションしたい相手が「大谷翔平」ですので、「@大谷翔平」と入力します。実際は、名前の最初の文字を入力するだけで候補が表示されます。

「@大」で大谷翔平の候補が表示されますので選択します。メンションする相手を指定したら、その後ろにメッセージを入力してEnterキーを押します。

特定のメンバーへメンションすると、メンションしたメッセージの右側に赤い@のアイコンが表示されます。

メンションのメッセージ通知について

Teamsのデスクトップアプリを入れていると、下記画像のようにデスクトップの画面右下に通知メッセージが表示されます。スマホの場合もアプリを入れていると画面上部にメッセージが通知表示されます。

通知メッセージは、パソコンの画面右下に表示されます。

通知メッセージは7秒ほど経過すると自動的に消えますが、タスクバーにあるTeamsのアイコンはメッセージが未読の状態だとオレンジ色で表示されたままになります。オレンジ色であれば、未読メッセージがあるとわかりますね。

アイコンの赤丸の数字は、未読メッセージの数です。
ただし、スマホのアプリの場合はアイコンの色は変わりません。アイコンの赤丸の数字のみ表示されます。

画像の通知メッセージ中の「一般」というのは、チャネルの名前のことです。チャネルは、チーム内の特定のトピックやプロジェクトごとに追加することができます。最初から用意されているのが「一般」というチャネルですね。

通知メッセージにチャネル名が表示されるので、どのチャネルのチーム会話なのかわかりますね。

<スマホの通知メッセージ>

スマホの場合、画面上部に通知メッセージが表示されます。

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メンションを使うメリット

メンションを使うメリットは2つあります。

1.コミュニケーションツールで起こりやすい、メッセージを見ていなかったということが発生しにくい

Teamsのメンションで投稿したメッセージは、メンションした相手のPC画面やスマホに通知メッセージとして表示されるので、気づかなかったということは起こりにくいです。

また、PCの場合は通知メッセージは数秒で消えますが、タスクバーのTeamsのアイコンがオレンジ色になることや、アイコン上に未読メッセージ数が表示されるので、メンションがあったことがすぐにわかるようになっています。

通知メッセージの挙動は、Teamsのチャットメッセージでも同じです。チャットも、相手を指定してメッセージを送っているという意味ではメンションです。

2.チーム会話でメンションされたメッセージを見たときに、誰に向けて書かれたメッセージであるかが、ひと目で分かる(チーム内の情報共有の点で有効)

2つ目ですが、チーム会話に投稿されたメンションをみれば、誰に向けて何のメッセージが送られたのかを全員知ることができるので、情報の共有ができます。

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メンションを使用する場面とは?

よくあるのは、仕事の依頼などで、メンションを使う場面です。

例えば、チームリーダであるAさんが、メンバーのBさん、Cさんに仕事を依頼したいとします。そういった場合、AさんはTeamsを使ってどのように依頼すればよいでしょうか?

一つの方法としてチャットがあります。Bさん、Cさんそれぞれに個人チャットで仕事内容を依頼します。しかし、この方法ですとチーム全体での情報共有ができません。誰が何の仕事を依頼されているかについて情報共有するためにも、チーム会話で仕事を依頼したほうがよいです。そこでメンションの出番です。

上の例であれば、Aさんはチーム会話でBさん、Cさんに依頼する仕事をメンションします。するとBさん、CさんのPCのデスクトップ画面やスマホにAさんのメッセージが通知されます。Bさん、Cさんは、Aさんのメッセージを受け取り、仕事を開始します。

チーム会話の内容を見れば、チームメンバー全員が、お互い何の仕事をしているかがわかります。このような流れで、チーム全体の情報共有ができます。

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まとめ

まとめになりますが、Teamsのメンションは、リアルタイムで相手にメッセージを見てほしいときに使いましょう。

電話するまでではないけど、なるべく早く見てほしい!そんな場面で、メンションを使えば、仕事を効率よく進めることができます。

また、なんでもかんでもメンションするのではなく、急ぎのメッセージや、全体に周知したいメッセージがあるときに使うのがよいですね。

メンションには、チーム全体へのメンションと、特定のメンバーへのメンションの2種類がありますので、場面に応じたメンションを使っていただければと思います。

チーム内の情報共有をするには、Teamsのチーム会話が最適です。チーム会話で使えるメンションを有効活用して、効果的に情報共有してみてください。

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