Microsoft Teamsのチャットの使い方を解説!改行、削除、変更、履歴の確認方法

こんにちは、マイクロソフトマンです。

本記事ではMicrosoft Teamsのチャットの使い方について、徹底解説したいと思います。チャットメッセージの入力、改行の仕方、通知メッセージの表示、チャット相手のお気に入り登録、チャット相手の指定、GIFやステッカーの使い方、ファイル送付、チャットメッセージの削除、変更、過去のチャット履歴の検索方法などについて説明します。

また、ユーザーができることだけでなく、管理者ができることも説明します。会社であれば、情報システム部門が管理していると思いますが、管理者はTeamsのチャット履歴を全て調査することができます。ユーザは自分の身を守るためにも、管理者ができることも知っておいたほうがよいです。

TeamsはMicrosoftが開発している最先端のコミュニケーションツールです。そのメインとなるチャットには様々な機能がありますので、本記事で学習してみてください。

記事末尾に過去のチャットメッセージをログから完全削除する裏技も紹介しました。

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Teamsチャットの使い方

それでは、チャットの使い方について説明します。

チャットを始めるには、Teamsの左端メニューで「チャット」(画像赤枠)をクリックします。すると、以前チャットしたことのある人の一覧が表示されます。

チャットしたい相手が一覧にいない場合は、鉛筆マーク(画像上部の赤枠)を選択して、チャット相手を指定します。詳細は次の章で説明します。

チャットメッセージの送信

チャット画面のテキストボックスで文章を入力し、右端の紙飛行機のアイコンをクリックするか、Enterキーを押下することで入力したメッセージが相手に送信されます。

Teamsのチャットは、過去のメッセージがずっと画面上に残っていきます。スマホのMMS/SMSやLINEなどでも、過去のメッセージはスクロールで見れますし、操作に慣れている人も多いですよね。

文章の改行

Teamsのチャットで文章の改行をするにはShiftキーを押しながらEnterキー」を押します。Enterキーだけを押すと、メッセージが送信されてしまうので注意してください。

また、Enterキーだけの押下でメッセージを送信しないようにする設定はできません。

LINEのPCアプリではEnterキー押下で、メッセージが送信されないように変更できるので、同じようにしてほしいですね。Teamsがもっと広まれば、不満の声が上がって、対応されるかもしれません。

通知メッセージ

チャットメッセージを送信すると、相手のPCの画面右下にポップアップで通知メッセージが表示されます。通知画面が表示されるので、リアルタイムで気づくことができます。

チャット相手のお気に入り登録

頻繁にチャットする相手は、お気に入り登録することで、メンバーリストの上部に表示することができます。お気に入り登録する方法は、相手の氏名のところで右クリックして、メニューから「お気に入りの連絡先に追加」を選択します。

※ちなみに、「ミュート」を選択すると、ミュートにした相手からメッセージがあっても通知メッセージを表示しないようにできます。

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Teamsチャット相手の指定方法

過去にチャットしたことがない人と新しくチャットを始める場合は、Teamsのチャット画面の最上部に表示されている鉛筆アイコンをクリックし、新しいチャット画面を表示します。

新しいチャット画面では、「メンバー:名前またはグループの入力を開始します」と書かれているボックスに、チャット相手の名前またはメールアドレスを入力します。特定のグループ全員でチャットする場合は、そのグループのメールアドレスを入力します。

入力可能なメールアドレスは同じOffic365のテナントに属している人全員になります。通常、テナントは会社単位で作りますが、グループ会社すべてまとめて同じテナントとして契約している場合も多々あります。一つのテナントでまとめたほうが、管理がしやすいためです。

メールアドレスを入力したときに候補が表示されれば、その人は同じテナントに属しています。そして、同じテナント同士の人であれば誰とでもチャットができます。

通常はマンツーマンでのチャットがほとんどだと思いますので、メンバーを一人だけ指定します。複数人でチャットをしたい場合は、カンマ区切りで複数人指定します。

メーリングリストを指定すれば、メーリングリストに登録されている人全員でチャットができます。

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GIFやステッカーを使ったコミュニケーション

GIF(ジフ)は、短いコマ送り動画のことです。ステッカーはスタンプ画像のことです。Teamsのチャットでは、従来の絵文字だけでなく、GIFやステッカーを使用して、より楽しく、遊び心のあるチャットができます。

GIFの使用例

GIFの種類はとても多く、ありとあらゆるGIF画像が登録されています。例えば、上の画像では「宮崎駿」と検索した結果です。「トトロ」と検索すれば、隣のトトロの画像がたくさん表示されます。

もし、作品名で検索してもほしいGIFが見つからない場合は、作者の名前で検索してみてください。例えば「君の名は」と検索しても映画のGIF画像は見つかりません。「新海誠」と検索すれば、たくさんヒットします。

ステッカーの使用例

ステッカーの種類は少ないので、あまり使う機会はないかもしれません。

画像の赤枠のボタンをクリックすると、ステッカーの一覧が表示されます。使いたいステッカーを選択すると、文章の入力画面が表示されます。ただし、画像の中に文章を埋め込めないステッカーもあります。

GIFやステッカーでコニュニケーションを楽しむ

GIFやステッカーをうまく使って、遊び心のあるチャットを使いながら楽しく仕事を進めたほうが生産性はあがります。

マイクロソフトいうIT業界のトップを走るリーディングカンパニーがそういった遊び心のある機能を、Teamsに投入しているのはいいですね。

とはいえ、真面目一辺倒でやってきたような人からは、GIFやステッカーは遊んでいると思われることもあるため、相手を選んで使用した方がよいです。

理解のある上司ならよいですが、そうでなければ間の悪いタイミングで席にやってきたときにチャット画面のGIFを見られて、遊んでる?と思われかねません。

GIFやステッカーを使用させたくない時の設定

どうしてもGIFやステッカーなどの機能を使わせたくない場合もあると思います。そういった古い体質の会社のために、MicrosoftはTeamsでGifやステッカーを使用できないようにする設定を用意しています。

情報システム部門の管理者(Offic365の管理者)であれば、Teamsの管理設定からテナント全体の許可・不許可の設定ができます。

また、テナント全体の設定が許可であっても、各チーム毎にチーム管理画面の設定から不許可にすることもできます。ここではチームの管理画面から不許可に設定する方法を説明します。設定はチーム所有者のみができます。

Teamsの設定画面を開きます。お楽しみツールの設定で、「Giphyを有効にする」のチェックを外すとGIFが使えなくなります。「ステッカーとミームを有効にする」のチェックを外すと、ステッカーが使えなくなります。

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チャット相手にファイル送付

Teamsではチャット相手に任意のファイルを送付することができます。ファイルをドラッグしてチャット上にもっていくと「ファイルをここにドロップ」と表示されます。ファイルをドロップして、Enterキー押下または送信ボタン(紙飛行機マーク)をクリックするとファイルが相手に送られます。

ファイルの送信はOneDriveのファイル共有機能を使って実現しています。つまり、チャットにファイルをドラッグ&ドロップすると、自身のOneDrive上に自動保存されて、相手と共有されるという仕組みです。

OneDriveであることは、添付したファイルのURLリンクを取得すれば簡単にわかります。リンクを取得するには、下記画像のように添付ファイルにマウスカーソルを当てると表示される「…」をクリックし、「リンクを取得」を選択します。

取得したリンクのURLを見ると、私の場合は、https://windows777-my.sharepoint.com/personal/~
のようになっていました。

このURLの、my-sharepoint.com/personalの部分に注目してください。この部分が、個人のOneDriveを指しています。

実際にOffice365のOneDirveにアクセスすると同じURLとなっているのがわかりますので、気になる方は確認してみてください。

Teamsチャット内容の削除

Teamsのチャットでは、相手に送信した自身のチャットメッセージを削除することができます。メッセージにマウスカーソルを当てると表示される「…」マークをクリックして、「削除」を選択します。

チャットメッセージを削除すると、相手のチャット画面からも即時で消えます。そして、自身のチャット画面にのみ「元に戻す」の文字が表示されます。「元に戻す」をクリックすると、削除したメッセージが、自身と相手のチャット画面に即時表示されます。

チャットメッセージを削除した時の「このメッセージが削除されました」の表示は、Teamsをログアウトし、再度ログインすると消えます。また、ログアウトしなくても、一定時間経過(1時間程度)すると表示が消えて、元に戻すことができなくなります。

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Teamsチャット内容の変更

相手に送ったチャット内容を修正したいことは、頻繁に発生すると思います。誤字や脱字なども相手に送った後で気づくことが多かったりしますよね。

そんなときのために、Teamsのチャットでは、送信したチャットメッセージの変更が簡単にできます。

画像のように変更したいメッセージにマウスカーソルをあてると「…」マークが表示されるのでクリックします。

メニューが表示されるので「編集」を選択し、編集画面を開いてメッセージ内容を変更します。メッセージを変更すると、メッセージの上に「編集済み」と小さな文字で表示されます。

Teamsチャット履歴の検索

チャットの履歴はずっと残るとはいえ、何カ月も前の内容をスクロールで辿るのは大変です。そこで、Teamsのチャット検索機能を使います。検索機能を使えば、過去のチャット履歴を一瞬で表示できます。

検索は、チャット画面の上部にある入力ボックス(画面赤枠)に検索ワードを入力してEnterキーをクリックするだけです。

下の画像は「トミージョン手術」のキーワードで検索した例です。画面左側に、キーワードにヒットしたチャット内容が全て表示されていますね。

左側に表示された検索結果の中からこれだと思うものを選択すると、そのときのチャット内容が画面中央に表示されます。

この機能の凄いところは、その時のチャット内容だけでなく、その前後のチャット履歴も全て表示してくれるところです。

上下にスクロールすることで、その時点から過去または未来のチャットをたどっていくことができます。

もし、過去のチャット内容の前後の文章が表示されない場合は、下記の裏技で表示できます。

こんにちは、マイクロソフトマンです。 Teamsでは過去のチャット履歴や、チーム会話履歴がずっと残っていきます。昔同じこと聞いたけど、...
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Office365管理者は全てのチャット履歴が見れる

Teamsのチャット履歴は、各ユーザのメールボックスに保存されます。ただし、メールボックスに保存されるといっても、ユーザーは直接見ることができない領域になります。

見ることができるのはOffice365の管理権限を持っている情報システム部門だけです。Office365の管理者は全員のメールボックスの中身を見ることができます。

具体的には下記の画面で見ることができます。IMと書いてあるのが、インスタントメッセージの略で、チャット会話の履歴になります。

誰といつどのようなチャット会話をしたのか、すべてログに残っているのがわかります。だからといって、管理者が頻繁にチェックしているかといったらそんなことはありません。基本的にチェックするのは何かしらの漏洩や社員の不祥事などの重大なインシデントが発生したときだけになると思います。

管理者が会話内容を自由に知ることができるため、欧米では管理者に対して悪用しないことや、人に漏らさないことの誓約書を書かせる場合が多いですが、日本では誓約書まで書かせているところはほとんどありません。

もしかしたら、規模が小さい会社で、かつ管理者が相当暇な場合、チェックしている可能性もないとはいえません。いずれにしろ、人の悪口、陰口は書かないように気を付けたほうがいいでしょう。

ログとして全ての会話が残っているということを頭の片隅に入れて、常識の範囲内で使用すれば問題ありません。

ちなみに、チャットメッセージを削除するだけでは、ログからは消えません。もし、人や会社の悪口など書いてしまった覚えがある方は、下記の方法でログから消しておきましょう。

こんにちは、マイクロソフトマンです。 チャットツールは便利な半面、二人だけの会話なので、つい人の悪口や会社の悪口などを書いてしまいがち...
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